Syntax Idea: p�ISSN: 2684-6853 e-ISSN: 2684-883X�
Vol. 4, No. 12, Desember 2022
PENERAPAN SISTEM INFORMASI PERSURATAN DENGAN
LEGALISASI DIGITAL SIGNATURE DI UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Aswari, Feri Sulianta
Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Widyatama, Indonesia
Email:
[email protected], [email protected]
Abstrak
Universitas
Pendidikan Indonesia merupakan Perguruan Tinggi di Bandung juga melakukan
kegiatan persuratan untuk mendukung proses administrasi. Selama ini Universitas
Pendidikan Indonesia membuat surat dilakukan secara manual dan memakan waktu saat
melakukan penandatanganan sampai dengan pendistribusian surat. Begitu juga
dalam pengonsepan surat juga sering tidak seragam bentuk serta formatnya. Maka
dari itu, sistem informasi persuratan ini dibangun untuk menangani proses
persuratan dengan memanfaatkan tanda tangan secara elektronik tersertifikasi
oleh BSrE BSSN untuk mengamankan dokumen elektronik. Selain itu sistem akan
membantu melakukan pendistribusian mulai dari registrasi surat keluar, surat
masuk, dan disposisi. Sistem ini diharapkan dapat membantu pembuatan surat
secara elektronik dan dapat mempermudah proses birokrasi di lingkungan
Universitas Pendidikan Indonesia. Metode yang digunakan System Development Life Cycle atau yang dikenal dengan
SDLC yang merupakan metodologi yang sering digunakan oleh pengembang (development)
dalam mengembangkan suatu sistem informasi. Hasil, Tampilan antarmuka digunakan pengguna diantaranya admin,
pimpinan, dan pegawai untuk berinteraksi dengan sistem persuratan. Setiap
tampilan ditampilkan berdasarkan rolenya agar memudahkan pengguna dalam
penggunaan sistem persuratan. Kesimpulan, Sistem persuratan ini
dapat memecahkan masalah dimana surat dibuat secara manual yang dapat memakan
waktu lama menjadi lebih cepat, efektif dan
efisien yang mana dapat dilakukan
dimanapun dan kapanpun. Selain itu surat menggunakan tanda tangan elektronik
tersertifikasi oleh BSrE BSSN yang menjadikan surat lebih aman.
Kata kunci: Surat Elektronik; Dokumen
Elektroni; Tanda Tangan Elektronik; Tanda Tangan Digital.
Abstract
Correspondence is a routine work within an
organization. Indonesia University of Education, a university located in
Bandung, also carries out correspondence activities to support the
administrative process. Indonesia University of Education issued the letters
manually so far so the distribution takes time. Moreover, in drafting process,
the form and format of the letters are often not uniform. Therefore, this
information system was established to manage the correspondence process by
using digital signatures certified by the Electronic Certification Center
(BSrE)-National Cyber and Crypto Agency (BSSN) to secure electronic documents.
In addition, the system will help to manage outgoing letters, incoming letters,
and dispositions. This system is expected to assist in the issuance of
electronic letters and can simplify the bureaucratic procedures within the
Indonesia University of Education. Results, the interface used by users
includes admins, leaders, and employees to interact with the mail system. Each
display is displayed based on its role to make it easier for users to use the
mail system. In conclusion, this mailing system can solve problems where
letters are made manually which can take a long time to become faster, more
effective and efficient which can be done anywhere and anytime. In addition,
the letter uses an electronic signature certified by the BSrE BSSN which makes
the letter more secure.
Keywords: Electronic
Mail; Electronic Documen;,
Electronic Signature; Digital Signature.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi
dan informasi saat ini merupakan kebutuhan mutlak untuk seluruh organisasi baik
pemerintah maupun swasta (Rosalia &
Alamsyah, 2017). Teknologi
saat ini memiliki peran yang sangat strategis yang dapat dijadikan alat untuk
membantu suatu pekerjaan/ rutinitas suatu organisasi. Sistem informasi memiliki
manfaat dalam melakukan pengelolaan data secara cepat, tepat dan akurat. Dengan
bantuan teknologi dapat membantu proses tersebut dilakukan dimanapun dan
kapanpun (Suminten, Rani, Roni, Anggraeni, &
Indarti, 2021).
Surat adalah
sarana atau alat untuk komunikasi dalam menyampaikan informasi dalam bentuk
tulisan dari satu pihak yang ditujukan untuk pihak yang lainnya dalam kegiatan
bisnis atau non bisnis (Putra, Santoso, Muhammad, & Junemaro,
2019). Informasi yang
terkandung dalam surat juga digunakan sebagai bahan pimpinan dalam dalam
mengambil suatu keputusan (Sutabri, 2012).
Kegiatan
persuratan yang dilakukan secara manual ini dapat menimbulkan masalah. Salah
satunya diantaranya penyimpanan surat secara konvensional membutuhkan tempat
dan ruang apabila surat tersebut disimpan dalam jangka waktu yang lama (Saubari &
Windarsyah, 2020).
Dalam tahapan
penciptaan surat dimulai dari pembuatan draf, verifikasi surat, dan pengesahan
surat. Setelah surat tercipta selanjutnya dilakukan distribusi atau dikirimkan
ke tujuan penerima surat tersebut dan diproses melalui disposisi surat. Proses
tersebut apabila dilakukan secara manual akan membutuhkan banyak waktu dan
terkadang surat tersebut sulit untuk ditelusuri.
Universitas
Pendidikan Indonesia memiliki Peraturan Rektor Nomor 59 tahun 2020 tentang tata
naskah dinas yang mana mengatur terkait penciptaan surat di lingkungan
Universitas Pendidikan Indonesia. Namun
pengguna seringkali abai dengan ketentuan pembuatan surat dikarenakan harus
membaca dan tidak bisa mengingat keseluruhan isi aturan dalam pembuatan surat.
Selama
ini di Universitas Pendidikan Indonesia melakukan pembuatan surat dengan
bantuan aplikasi MS. Word kemudian dicetak dan ditandatangani
secara manual. Sedangkan untuk pendistribusian surat menggunakan Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis yang merupakan pemberian oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia. SIKD ini merupakan sistem yang di bangun dengan bahasa pemograman
PHP dengan engine lawas dan sering terjadi trouble karena sistem
ini tidak pernah dilakukan pembaharuan sampai saat ini. SIKD itu sendiri tidak
memiliki notifikasi sehingga pengguna diharuskan mengecek aplikasi secara
berkala.
Berdasarkan (Putra, Karmila, &
Indrianto, 2021) revitalisasi
sistem informasi persuratan agar tetap eksis mengikuti perkembangan teknologi
saat ini. Sistem yang akan dibangun dengan menggunakan framework PHP
codeigniter dengan sistem manajemen database MySQL. Diharapkan dengan sistem
ini pores persuratan akan lebih cepat, efektif, dan efisien.
Metode Penelitian
Untuk membangun
sistem persuratan ini metode yang digunakan System Development Life Cycle atau yang dikenal dengan SDLC yang
merupakan metodelogi
yang sering digunakan oleh
pengembang (development) dalam
mengembangkan suatu sistem informasi (Widharma, 2017). Dalam metode SDLC pembangunan sistem menggunakan aamodel
Waterfall yang yang digunakan dalam pengembangan sistem persuratan ini. Model ini menggunakan pendekatan sistematis dan secara berurutan.
Tahapan dalam model ini dimulai dari tahap analisis hingga tahap pengelolaan (maintenance) dan dilakukan secara
bertahap (Wahid, 2020). Tahapan
digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1
Model Waterfall (Mallisza, Hadi, & Aulia, 2022)
a.
Analysis (analisis) merupakan fase mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk
membangun sistem persuratan yang diinginkan. Proses yang dilakukan dengan
dengan wawancara serta mengumpulkan data terkait prosedur persuratan di
Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia.
b.
Design (desain) persyaratan yang dikumpulkan dari fase analisis kemudian
dilakukan perancangan dengan membuat dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan
Perangkat Lunak) sebagai dasar untuk membangun arsitektur sistem persuratan.
c.
Implementation (implementasi) merupakan fase dimana mulain melakukan pengmbangan dengan menulisan
kode program yang telah dirancang dalam bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman
yang digunakan untuk sistem persuratan diantaranya HTML, CSS, JS, PHP dan SQL.
d.
Testing (uji coba) pada fase ini, sistem persuratan yang dikembangkan dilakukan uji
coba secara menyeluruh dan tiap kekurangan/kesalahan yang ditemukan akan
dilakukan perbaikan dan penyempurnaan. Cara yang digunakan untuk uji coba
dengan menggunakan Black Box Testing.
e.
Deployment (penerapan) fase ini merupakan penerapan di lingkungan produksi dengan
menerapkan sistem untuk pertama kali di Lingkungan Universitas Pendidikan
Indonesia.
f.
Maintenance (pemeliharaan) merupakan pemeliharaan sistem persuratan dimana jika
ditemukan ada masalah yang muncul maka perlu dilakukan perbaikan atau
peningkatan sesuai dengan kebutuhannya.
1.
Diagram Activity
Persuratan
Diagram Activity
digunakan untuk
menggambarkan aktivitas dari objek yang dihasilkan kemudian diurutkan eksekusi
tindakannya. Edges digunakan untuk mengontrol aliran eksekusi node
dalam suatu aktivitas (Ahmad, Iqbal, Ashraf, Truscan, &
Porres, 2019). Pada aktivitas
persuratan di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia dibagi kedalam 3 aktivitas
diantaranya: proses pembuatan surat, registrasi naskah masuk, registrasi naskah
keluar. Dari aktivitas tersebut digambarkan pada diagram activity
sebagai berikut:
Gambar 2
Diagram Activity Pembuatan Surat
Gambar 3
Diagram Activity Registrasi Surat Keluar
Gambar 4
Diagram Activity Registrasi Surat Masuk
2.
Use Case Diagram
Use case diagram
digunakan untuk menggambarkan sistem dari sudut pandang pengguna sistem
tersebut atau disebut dengan user,
sehingga pembuatan use case diagram lebih ditekankan pada
fungsionalitas yang ada pada sistem (Hatta, Anwar, Diana, & Amarul M,
2019). Pada sistem
surat use case diagram digambarkan sebagai berikut:
Gambar 5
Use Case Diagram Admin
Gambar 6
Use Case Diagram Pimpinan
Gambar 7
Use Case Diagram Pegawai
3.
Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD digunakan untuk menggambarkan relasi antara tabel yang
saling berkaitan. ERD ini mempresentasikan bagaimana
entitas saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya pada database. Dengan
dibuat ERD dapat membantu perancang dalam menganalisis database yang akan
dibuat (Afiifah, Fira Azzahra, & Anggoro, 2022). Adapun tabel relasi digambarkan pada pada ERD sebagai berikut:
Gambar 8
ERD Sistem Persuratan
Hasil dan Pembahasan
1.
Implementasi Antarmuka
Tampilan
antarmuka digunakan pengguna diantaranya admin, pimpinan, dan pegawai untuk
berinteraksi dengan sistem persuratan. Setiap tampilan ditampilkan berdasarkan
rolenya agar memudahkan pengguna dalam penggunaan sistem persuratan. Implementasi
antarmuka yang dibuat sebagai berikut:
Gambar 9
Antarmuka Awal
Gambar 10
Antarmuka Login menggunkan SSO
Gambar 11
Antarmuka Dashboard
Gambar 12
Antarmuka Input Data Surat Keluar
Gambar 13
Antarmuka informasi Surat Keluar
2.
Pengujian Software
Pengujian sistem persuratan
yang dilakukan dengan
menggunakan black box testing merupakan pengujian sistem informasi yang lebih berfokus pada
spesifikasi fungsional, penguji sistem informasi dapat
mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi
fungsional sistem informasi (Astuti, 2018). Contoh
hasil pengujian sistem persuratan sebagai berikut:
Tabel 1
Hasil Pengujian Black Box Testing Registrasi Surat Keluar
|
No |
Skenario |
Hasil Yang Diharapkan |
kesimpulan |
|
1 |
Melakukan registrasi
naskah keluar yang di tanda tangan secara elektronik |
Sistem akan menampilkan form registrasi naskah keluar |
Valid |
|
2. |
Mengosongkan form dan klik
kirim |
Sistem akan memunculkan pesan pada field
yang wajib di isi |
Valid |
|
3. |
Mengisi form sesuai
dan ketentuan mengklik kirim |
Sistem akan menampilkan pesan naskah keluar berhasil |
Valid |
3.
Tanda Tangan Digital (E-Sign)
Tanda tangan digital
(Digital Signature) merupakan suatu mekanisme mengganti tanda tangan
manual pada dokumen kertas (Ihwani, 2016). Tanda
tangan digital merupakan penggunaan teknik hash dan enkripsi yang dimana dokumen elektronik
dilakukan hashing dan selanjutnya dilakukan dienkripsi.
Teknik hash menjamin integritas dari dokumen, dikarenakan apabila terjadi
perubahan pada dokumen maka hasil hash juga akan berubah, yang
mengakibatkan tanda tangan digital menjadi tidak valid (Yuniati & Sidiq, 2020). Sistem
persuratan ini terintegrasi dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi oleh
BsrE BSSN menggunakan Web API Esign Service yang telah disediakan.
Gambar 14
Web API Esign Service
Kesimpulan
Sistem
persuratan ini dapat memecahkan masalah dimana surat dibuat secara manual yang
dapat memakan waktu lama menjadi lebih cepat, efektif dan efisien yang mana dapat
dilakukan dimanapun dan kapanpun. Selain itu surat menggunakan tanda tangan elektronik
tersertifikasi oleh BSrE BSSN yang menjadikan surat lebih aman.
Sistem
pendistribusian akan jauh lebih efektif dan efisien dan dapat
menggantikan sistem persuratan yang lama dengan fasilitas yang lebih lengkap
dan tanpa
berpindah aplikasi saat pendistribusian surat tersebut. Selain sistem
ini dilengkapi dengan bot telegram yang membantu memberikan notifikasi secara real time kepada
seluruh pengguna sistem persuratan.
Afiifah, K., Fira Azzahra, Z., & Anggoro, Azaroby
Dwi. (2022). Analisis Teknik Entity Relationship Diagram Dalam Perancangan
Database Sebuah Literature Review. Jurnal Intech, 3(1), 8�11.Google Scholar
Ahmad, Tanwir, Iqbal, Junaid, Ashraf, Adnan,
Truscan, Dragos, & Porres, Ivan. (2019). Model-Based Testing Using UML Activity
Diagrams: A Systematic Mapping Study. Computer Science Review, 33,
98�112. Google
Scholar
Astuti, Puji. (2018). Penggunaan Metode
Black Box Testing (Boundary Value Analysis) Pada Sistem Akademik (Sma/Smk). Faktor
Exacta, 11(2), 186�195. Google
Scholar
Hatta, Mochammad, Anwar, M. Miftachul, Diana,
Ilvi Nur, & Amarul M, M. Hafidz. (2019). Perancangan Sistem Informasi
Pengarsipan Dan Disposisi Surat Berbasis Web Dengan Menggunakan Framework
Codeigniter. SCAN-Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 14(2),
8�12. Google
Scholar
Ihwani, Mohamad. (2016). Model Keamanan
Informasi Berbasis Digital Signature Dengan Algoritma Rsa. CESS (Journal Of Computer
Engineering, System And Science), 1(1), 15�20. Google
Scholar
Mallisza, Danyl, Hadi, Harry Setya, & Aulia,
Annisa Tri. (2022). Implementasi Model Waterfall Dalam Perancangan Sistem Surat
Perintah Perjalanan Dinas Berbasis Website Dengan Metode SDLC. Jurnal Teknik,
Komputer, Agroteknologi Dan Sains, 1(1), 24�35. Google
Scholar
Putra, Aprian Gilang, Karmila, Selly, &
Indrianto, Indrianto. (2021). Sistem Informasi Pelayanan Dinas Kesehatan
Provinsi Jambi Sebagai Upaya Meningkatkan Kinerja E-Government Kepada Puskesmas.
Institut Teknologi Pln. Google Scholar
Putra, Galang Perdana, Santoso, Nurudin, Muhammad,
E., & Junemaro, A. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen
Persuratan Dinas Pendidikan Banyuwangi. Jurnal Pengembangan Teknologi
Informasi Dan Ilmu Komputer E-ISSN, 2548, 964X. Google
Scholar
Rosalia, Hotmah Nur, & Alamsyah,
Alamsyah. (2017). Analisis Penerapan Sistem Pengelolaan Persuratan Dalam
Kegiatan Temu Kembali Arsip Surat Di Pt Pelindo Iii (Persero) Cabang Tanjung
Emas Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6(1), 121�130. Google
Scholar
Saubari, Nahdi, & Windarsyah, Windarsyah.
(2020). Sistem Informasi Arsip Dan Administrasi Persuratan Berbasis Web Pada
Universitas Muhammadiyah Banjarmasin. Musamus Journal Of Research
Information And Communication Technology, 2(2), 41�50. Google
Scholar
Suminten, Suminten, Rani, Rani, Roni, Faizal,
Anggraeni, Sita, & Indarti, Wahyu. (2021). Perancangan Sistem Informasi
Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web Pada Stai Muhammadiyah. Teknika,
15(2), 257�264. Google
Scholar
Sutabri, Tata. (2012). Konsep Sistem Informasi.
Penerbit Andi. Google
Scholar
Wahid, Aceng Abdul. (2020). Analisis Metode
Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi. J. Ilmu-Ilmu Inform. Dan
Manaj. STMIK, No. November, 1�5. Google
Scholar
Widharma, I. Gede Suputra. (2017). Perancangan
Simulasi Sistem Pendaftaran Kursus Berbasis Web Dengan Metode Sdlc. Matrix: Jurnal
Manajemen Teknologi Dan Informatika, 7(2), 38�41. Google
Scholar
Yuniati, Trihastuti, & Sidiq, Muhammad
Fajar. (2020). Literature Review: Legalisasi Dokumen Elektronik Menggunakan
Tanda Tangan Digital Sebagai Alternatif Pengesahan Dokumen Di Masa Pandemi. Jurnal
RESTI (Rekayasa Sistem Dan Teknologi Informasi), 4(6), 1058�1069. Google
Scholar
|
Aswari, Feri Sulianta (2022) |
|
First publication right: |
|
This article is licensed under: |