+Syntax Idea : p�ISSN: 2684-6853� e-ISSN : 2684-883X�����
Vol. 2, No. 4 April 2020
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PAGUYUBAN ALUMNI STMIK SWADHARMA BERBASIS
WEB
Andy Dharmalau, Lela Nurlaela dan Muchamat Hartono
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK)
Swadharma Jakarta
Email: [email protected],� [email protected], dan [email protected]
Abstrak
Tracer Study adalah penelitian yang menghimpun informasi tentang sebaran para alumni dan berbagai masukan yang dapat membantu pengembangan kurikulum dan proses pembelajaran
di STMIK Swadharma. Tracer Study umumnya
dilakukan dengan cara mengisi questioner secara manual seperti pengiriman surat. Hasil dari Tracer Study ini akan digunakan untuk penyusunan kurikulum yang berbasis kebutuhan industri serta sebagai salah satu syarat dalam
akreditasi. STMIK Swadharma
(Sekolah Tinggi Manajemen Informatika) adalah suatu sekolah tinggi
yang bergerak dalam bidang pendidikan yang tergerak oleh kenyataan bahwa perguruan tinggi dibidang informatika sekarang ini kurang siap
mengisi kebutuhan tenaga ahli dimasyarakat
(industri) khususnya dibidang teknologi informatika. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, STMIK Swadharma mengalami beberapa masalah yaitu lambat
dalam proses pembuatan laporan dan kurangnya informasi alumni secara terkini. Setelah melihat dan mempelajari prosedur-prosedur sistem yang sedang berjalan untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka dirancanglah
sebuah sistem aplikasi yang mampu mengatasi permasalahan tersebut. Dengan adanya sistem aplikasi
alumni ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan dalam operasional lembaga dan dapat memberikan informasi alumni secara terkini sehingga hubungan antar alumni dan lembaga terjaga dengan baik dan juga dapat menjawab persyaratan dalam akreditasi. Sistem yang dirancang juga telah memenuhi kelayakan teknologi, operasional dan hukum sehingga layak digunakan. Agar penerapan sistem aplikasi ini dapat
berjalan dengan baik, maka disarankan
untuk menyediakan fasilitas hardware dan software sesuai
spesifikasi yang dibutuhkan,
memberikan pelatihan dalam penggunaan sistem kepada user untuk menghindari kesalahan dalam pengoperasian sistem tersebut, dan menggantikan proses
sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang diusulkan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Paguyuban, Alumni, Tracer Study
Pendahuluan
Di era globalisasi ini teknologi mengalami perkembangan yang
sangat pesat, teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang mengalami
perkembangan dengan cepat sejalan dengan besarnya kebutuhan terhadap informasi.
Dalam perkembangan sebuah sistem informasi jarak jauh yang memberikan hak akses
khusus untuk anggotanya yang
masih memiliki keterkaitan berupa informasi. Sistem informasi pendataan alumni
berbasis web khususnya dalam pengolahan data alumni dalam pengembangan
institusi pendidikan sangat diperlukan. Sebab alumni dapat berperan seperti cermin kualitas sebuah
institusi pendidikan diranah publik. Dengan adanya informasi tentang alumni
yang baik, secara tidak langsung dapat meningkatkan citra baik universitas
terhadap masyarakat umum.
Teknologi,
informasi dan komunikasi saat ini berkembang dengan sangat cepat. Perkembangan
yang terjadi ternyata berdampak pada segala bidang seperti ekonomi, kesehatan,
agama dan tentunya dalam bidang Pendidikan. Dalam bidang pendidikan,
perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi ini mempunyai peran penting
khususnya dalam meningkatkan kualitas Pendidikan dan pembelajaran di Indonesia
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK)
Swadharma. Saat ini untuk memproses sebuah laporan yang diinginkan masih
memerlukan waktu tertentu. Dalam prosesnya masih harus melalui beberapa tahap
seperti penginputan data, pencarian data, dan penyimpanan data yang membutuhkan
waktu tertentu untuk menghasilkan sebuah laporan.
Berdasarkan uraian diatas bahwa dalam dunia pendidikan peran
alumni pada sistem informasi paguyuban alumni STMIK Swadharma ini merupakan hal
yang sangat penting. Dimana dalam sistem tersebut dapat melakukan penelusuran
data alumni, jenjang pendidikan, jabatan pekerjaan, profesi, domisili,
informasi kegiatan alumni, dan informasi lowongan kerja.
Menurut (Tata, 2012) Secara sederhana, suatu sistem bisa dikatakan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen,
atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu
sama lain dan terpadu. Menurut (Mulyadi, 2010) Sistem merupakan suatu rangkaian prosedur yang dibuat
menurut pola yang terpadu untuk melakukan aktivitas-aktivitas pokok perusahaan. Sedangkan
prosedur ialah suatu tahapan aktivitas klerikal, umunmya melibatkan sejumlah
orang didalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Menurut
(Susanto, 2013) Sistem merupakan kumpulan/group dari
sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berkaitan satu dengan
yang
lainnya serta bekerja sama dengan harmonis agar mencapai satu tujuan tertentu.
Pengertian Informasi Menurut (Krismiaji, 2015) informasi ialah data yang sudah dikelola serta diproses guna memberikan arti serta memperbaiki proses pengambilan keputusan. Sebagaimana
perannya, pengguna membuat keputusan yang lebih baik untuk kuantitas serta kualitas dari
peningkatan informasi. Menurut (Sibero, 2011) Informasi merupakan sekumpulan data
yang mempunyai maksud serta tujuan, serta dapat
memeberikan keterangan akurat yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan.
Menurut (Mulyanto, 2009) Informasi merupakan data yang diolah kedalam bentuk yang lebih bermanfaat serta lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data ialah sumber informasi yang
menggambarkan suatu kejadian yang nyata.
Pengertian Sistem Informasi Menurut (Jogiyanto, 2009) Sistem Informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempengaruhi
pengolahan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial serta kegiatan strategi suatu
organisasi serta menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Menurut (Mulyanto, 2009) Sistem Informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi
informasi, serta prosedur kerja yang
memproses, menyimpan, menganalisis, serta menyebarkan
informasi guna mencapai suatu
tujuan. Menurut (Krismiaji, 2015) Sistem informasi ialah metode yang diorganisasi
untuk mengumpulkan, memasukkan, serta mengolah serta
menyimpan data, dan metode yang diorganisasi
untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, serta melaporkan informasi sedemikian rupa hingga sebuah
organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian Perancangan Menurut (Subhan, 2012) Perancangan merupakan proses pengembangan spesifikasi baru berdasarkan rekomendasi
hasil analisis sistem.Menurut (Whitten & Bentley, 2007) melalui buku yang berjudul
�System Analysis and Design For The
Global Enterprise� juga menjelaskan bahwa desain sistem adalah teknik
pemecahan masalah yang saling melengkapi (untuk analisis sistem) yang merakit
kembali potongan komponen sistem menjadi sistem yang utuh dengan mengharapkan peningkatan sistem. Hal ini mungkin
melibatkan penambahan, penghapusan, serta pengubahan potongan
secara relative terhadap sistem yang asli. Menurut (Kadir, 2009) perancangan ialah proses penerapan berbagai teknik serta prinsip dengan tujuan guna mentransformasikan hasil analisa kedalam bentuk yang memudahkan
mengimplementasikan.
Pengertian Paguyuban Menurut (Haryanto & Nugrohadi, 2011) merupakan kelompok sosial yang anggotanya memunyai keterikatan yang alamiah, suci serta murni. Keterikatan ini bersifat kuat serta kekal. Istilah
paguyuban sering dikenal juga dengan
gameinschaft.
Ada 3 ciri-ciri pokok dalam masyarakat paguyuban, antara lain
:
1. Intimate yaitu hubungan
secara keseluruhan yang terjalin dengan mesra.
2. Private yaitu hubungan personal yang terjalin hanya untuk orang tertentu saja.
3. Exclusive yaitu hubungan yang ditujukan
hanya untuk kita, tanpa melibatkan orang lain diluar
diri kita.
Ada 3 tipe juga dalam paguyuban, antara lain :
1. Paguyuban karena
ikatan darah, berarti terbentuk berdasaran ikatan darah dan keturunan.
Paguyuban jenis tipe ini mempunyai keterikatan serta solidaritas yang begitu tinggi sebab adanya kesamaan nenek
moyang. Misalnya: hubungan antara
kakak dengan adik kandung.
2. Paguyuban karena
tempat, artinya terbentuk
berdasarkan lokasi dimana salah seorang bertemu dengan yang lainnya. Misalnya: Rukun Tetangga (RT) yang berbentuk
sebab lokasi yang berdekatan.
3. Paguyuban karena
ideologi, artinya terbentuk
berdasarkan persamaan ideologi. Misalnya : terbentuknya partai
politik.
Secara umum, mamfaat
paguyuban/ tujuan paguyuban/ fungsi paguyuban merupakan guna memberikan
kontribusi serta menghadirkan manfaat positif bagi
masyarakat dengan lingkungan di
sekitarnya.
Pengertian Alumni menurut (Dra. Mulyani, M. Ag, Mubarak, MA dan Imaduddin, 2015) alumni adalah seseorang
yang telah lulus dari sekolah maupun perguruan tinggi. Alumni merupakan bagian
yang tidak dapat dipisahkan dalam sebuah siklus pendidikan. Alumni juga membawa
manfaat tersendiri untuk sekolah atau perguruan tinggi baik berupa akademik atauun
bidang pragmatis, misalnya pemutakhiran kurikulum berbasis relevansi dengan
kebutuhan pasar atau dunia kerja, serta continuing education yakni sekolah atau
perguruan tinggi bisa dikembangkan menjadi media belajar sepanjang hidup bagi
alumni.
Pengertian Tracer Study atau Penelusuran lulusan (Tracer
Study) adalah bagian penting kegiatan sebuah lembaga pendidikan (Mulyadi, 2010) dengan adanya kegiatan tracer
study, memungkinkan sebuah lembaga pendidikan melacak kondisi lulusan yang sudah diciptakan. Kemudian dari informasi
yang didapat, bisa diambil berbagai kebijakan dan tindakan yang manfaat bagi
para lulusan dan pengembangan lembaga tersebut.
Penelusuran lulusan juga bisa dimanfaatkan guna mengetahui kinerja serta produktivitas lulusan sesudah mereka terjun ke masyarakat. Tracer study juga bisa menjawab pertanyaan apakah pengalaman yang didapat selama mengikuti proses
pembelajaran, turut menentukan perkembangan karir di masa yang akan datang. Dengan kata lain,
apakah ada hubungan antara pendidikan yang telah diterima oleh lulusan dengan
karir mereka.
Metode Penelitian
Metode observasi merupakan metode pengamatan langsung ke
lapangan untuk meneliti terhadap objek-objek dan dokumen-dokumen yang diamati
atau diselidiki sehingga diperoleh gambaran untuk menganalisa sistem pendataan alumni
STMIK Swadharma.
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan
menggunakan proses tanya jawab dengan Kepala Lembaga Komputer STMIK Swadharma,
Ketua Jurusan/ Program Studi STMIK Swadharma dan Wakil Ketua III Bidang
Kemahasiswaan STMIK Swadharma.
Analisa dokumen
dilakukan untuk mencari informasi berdasarkan dokumen yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan sehingga dapat diperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan
sistem yang akan dirancang.
Analisa dari sistem yang sedang
berjalan dengan menggunakan spreadsheet dan
worksheet mengalami kendala dalam
operasionalnya. Analisa sistem berjalan dengan menggunakan metode
SWOT, untuk menganalisa dari permasalahan
sistem pendataan alumni dan tracer study
pada STMIK Swadharma.
Studi kepustakaan dari berbagai jurnal, Skripsi, buku serta
referansi lain yang memiliki
permasalahan yang sama untuk dipelajari. Selain itu juga mencari referensi lainnya sebagai �tambahan
melalui internet.
Permasalahan Sistem Secara
Umum
Dari sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan spreadsheet dan worksheet mengalami kendala dalam operasionalnya. Berikut ini
tinjauan analisa dengan metode SWOT dari permasalahan sistem pendataan alumni
dan tracer study pada STMIK
Swadharma.
Tabel 1 Tabel SWOT
|
Faktor Internal Faktor Eksternal |
Strengh a. SDM yang ada saat ini memiliki keahlian yang sesuai dengan bidang ilmu b. Jumlah mahasiswa cukup memadai |
Weakness a. Kurangnya informasi alumni terkini b. Lambat dalam proses pembuatan laporan c. Tidak memiliki aplikasi pengolahan data alumni |
|
Opportunity a. Mengembangkan infrastruktur b. Mengembangkan potensi alumni |
Strategi SO a. Nilai tambah bagi lembaga b. Dengan memberikan questioner, kritik dan saran dari alumni untuk ditujukan kepada lembaga c. Memberikan masukan dan informasi dari alumni untuk kemajuan lembaga |
Strategi WO a. Membuat sistem aplikasi yang mempermudah alumni untuk memberikan informasi b. Potensi alumni terakomodasi dengan baik |
|
Threats a. Tuntuan agar pendidikan tinggi mampu menjawab kebutuhan pasar tenaga kerja global b. Persaingan perguruan tinggi dalam merekrut calon mahasiswa c. Tuntutan persyaratan Akreditasi oleh BAN-PT |
Strategi ST a. Mengembangkan kurikulum yang sesuai dengan kondisi dunia usaha atau industri b. Memanfaatkan alumni dalam pembangunan program studi itu sendiri yang menekankan kemitraan |
Strategi WT a. Mempertahankan hubungan baik dengan para alumni b. Membuat sistem aplikasi yang bertujuan untuk memperkenalkan perguruan tinggi ke masyarakat umum, dan memberikan informasi alumni guna menarik para calon mahasiswa baru |
Dari berbagai jenis analisa yang telah
dikemukakan diatas, maka dapat diambil kesimpulan: Untuk menghadapi
permasalahan atas hasil analisis SWOT maka perlu dibuat sistem informasi
pendataan alumni dan tracer study pada
STMIK Swadharma, dan membuat perbaikan dalam operasionalnya yaitu dengan merancang
sebuah Sistem Informasi Paguyuban Alumni STMIK Swadharma Berbasis WEB. Dengan
adanya sistem ini maka diharapkan dapat meningkatkan hubungan antara alumni
dengan almamaternya.
Hasil dan Pembahasan
A. Analisis Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil
analisis dengan menggunakan metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunity,
Threats) maka akan dirancang sistem informasi paguyuban alumni STMIK Swadharma
dan terdapat beberapa laporan yang dibuat, yaitu :
1. Laporan data alumni
per-program studi per-angkatan
2. Laporan data alumni
per-program studi seluruh angkatan
3. Laporan data info
lowongan pekerjaan
4. Laporan data info
kegiatan alumni
5. Laporan data hasil
questioner
B. Entity Relationship Diagram (ERD)
Merupakan suatu
model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan
objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Entitas atas objek
yang datanya dicetak atau direkam yang kemudian diolah
Gambar 1
Entity Relationship Diagram (ERD)
C. Logical Record Structure (LRS)
Gambar 2
Logical Record
Structure (LRS)
D. Rancangan Kode
Rancangan
kode yang dipakai menggunakan ketentuan sebagai berikut
1. Kode User
Kode User terdiri dari 7 digit yang berdasarkan:
1 digit pertama adalah penamaan untuk
menyatakan tabel master user.2 digit setelahnya menyatakan tahun data di create, 4 digit diakhir adalah nomor jumlah
user. Contoh :
U190001
2. Kode Alumni
Kode Alumni
terdiri dari 8 digit yang berdasarkan:2 digit pertama adalah penamaan untuk
menyatakan tabel master alumni, 2 digit setelahnya menyatakan tahun data di create, 4 digit diakhir adalah nomor jumlah
alumni. Contoh :
AL190001
3. Kode Questioner
Kode
Questioner terdiri dari 6 digit yang berdasarkan: 1 digit pertama adalah penamaan untuk
menyatakan tabel questioner, 2 digit setelahnya menyatakan tahun data di create, 3 digit diakhir adalah nomor jumlah
questioner. Contoh : Q19001
4.
Kode
Kegiatan
Kode
Kegiatan terdiri dari 9 digit yang berdasarkan: 4 digit pertama adalah penamaan
untuk menyatakan tabel Kegiatan, 2 digit setelahnya adalah menyatakan tahun data di create, 2 digit setelahnya adalah menyatakan
bulan data di create, 3
digit diakhir adalah nomor jumlah kegiatan. Contoh : EV1901001
5. Kode Info Alumni
Kode Info
Alumni terdiri dari 9 digit yang berdasarkan: 3 digit pertama adalah penamaan
untuk menyatakan tabel Info Alumni, 2 digit setelahnya adalah menyatakan tahun data di create, 4 digit diakhir adalah nomor jumlah
Info Alumni. Contoh :
INF190001
6. Kode Lowongan Kerja
Kode
Lowongan Kerja terdiri dari 10 digit yang berdasarkan: 1 digit pertama adalah
penamaan untuk menyatakan tabel Lowongan Kerja, 2 digit setelahnya menyatakan
kategori dari lowongan pekerjaan, 2 digit setelahnya adalah menyatakan tahun
data di create, 2 digit setelahnya adalah menyatakan bulan data di create, 3
digit diakhir adalah nomor jumlah Lowongan Kerja. Contoh : LTI1901001
E. Spesifikasi Sistem
Komputer
Untuk
menjalankan sistem yang dirancang, diperlukan beberapa faktor pendukung sebagai
berikut:
1.
Kebutuhan
Perangkat Lunak
Adapun perangkat lunak untuk menjalankan program ini adalah:
a. Sistem Operasi berbasis Windows 7
b. Aplikasi DreamWeaver CS6
c. Database dengan MySQL
2. Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk bisa
menjalankan sistem, maka perangkat keras yang direkomendasikan adalah sebagai
berikut:
a. Processor 1.9 GHz
b. RAM 4GB DDR3
c. Harddisk 500 GB
3.
Kebutuhan
Pengguna
Beberapa user yang dapat mengakses sistem tersebut adalah:
1. PASS
Pengguna dapat mengakses ke seluruh menu yang ada pada sistem baik itu
menambah, mengedit, atau menghapus data pada sistem.
2. BAAK
Hak akses pengguna meliputi:
� Menambah, mengedit, dan menghapus
data mahasiswa yang lulus pada menu Mahasiswa.
� Menambah, mengedit, dan menghapus
data pertanyaan pada menu Questioner.
3. Alumni
Hak akses pengguna meliputi:
� Menambah, mengedit, dan menghapus
data mengenai info terbaru alumni pada menu Info Alumni.
� Menambah, mengedit, dan menghapus
data info lowongan kerja pada menu Lowongan Kerja.
� Menginput jawaban questioner yang ada
pada menu Questioner.
4. Wakil Ketua III
Hak akses pengguna meliputi:
� Melihat dan mencetak semua laporan
yang ada pada menu Laporan.
F.
Diagram Dekomposisi
Gambar 3
Diagram Dekomposisi
G. Implementasi
Perancangan tampilan atau antar muka
merupakan tahap untuk membuat tampilan design dari sistem yang akan dibuat.
Perancangan antar muka sangat penting untuk memenuhi kriteria yang mudah
digunakan, menarik dan nyaman digunakan oleh pemakai. Oleh karena itu dibuatlah
rancangan tampilan meliputi rancangan struktur tampilan dan rancangan layar di
sistem yang akan dibuat. Pada
rancangan layar berikut ini merupakan tampilan keseluruhan untuk Sistem
Informasi Paguyuban Alumni STMIK Swadharma:
1.
Tampilan Login
Gambar 4
Tampilan Halaman Login
2.
Tampilan Dashboard
Gambar 5
Tampilan Halaman Dashboard
3.
Tampilan Halaman Alumni
Gambar 6
Tampilan Halaman Alumni
4.
Tampilan Halaman Kegiatan
Gambar 7
Tampilan Halaman Kegiatan
5.
Tampilan Halaman Lowongan Kerja
Gambar 8
Tampilan Halaman Lowongan Kerja
6.
Tampilan Halaman Profil Alumni
Gambar 9
Tampilan Halaman Profil Alumni
7.
Tampilan Form Info Alumni
Gambar 10
Tampilan Form Info Alumni
8.
Tampilan Form Lowongan Kerja
Gambar 11
Tampilan Form Lowongan
Kerja
9.
Tampilan Form Questioner
Gambar 12
Tampilan Form
Questioner
10.
Tampilan Form Ubah Password
Gambar 13
Tampilan Form Ubah Password
11.
Tampilan Data Mahasiswa Lulus
Gambar 14
Tampilan Data Mahasiswa Lulus
Kesimpulan
Sistem Informasi Paguyuban
Alumni STMIK Swadharma berbasis
Web yang telah dibuat berjalan dengan baik. Sehingga dapat diketahui dan ditelusuri dengan mudah data data mahasiswa yang telah lulus. Ada
pun kesimpulan yang didapat
dari system yang dibuat adalah:
a.
Sistem dapat menampilkan
data alumni Per-program Studi Per-angkatan dan seluruh
angkatan.
b.
Sistem dapat menampilkan
data kegiatan� alumni
BIBLIOGRAFI
Dra. Mulyani, M. Ag,
Mubarak, MA dan Imaduddin, MA. (2015). Tracer Study Alumni PRODI Psikologi
Islam Fakultas Ushuluddin dan Humaniora IAIN Antasari Banjarmasin. Laporan
Penelitian.
Haryanto,
Dany, & Nugrohadi, G. Edwi. (2011). Pengantar Sosiologi Dasar. Jakarta:
Prestasi Pustakarya.
Jogiyanto,
H. M. (2009). Perancangan Sistem Informasi Pengenalan Komputer. Pustaka
Pelajar, Yogyakarta.
Kadir,
Abdul. (2009). Membuat Aplikasi Web dengan PHP dan Database MySQL. Yogyakarta:
Andi Offset.
Krismiaji.
(2015). Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-4 (Edisi ke-4). Yogyakarta:
Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN.
Mulyadi.
(2010). Sistem Akuntansi (Edisi ke-3). Jakarta: Salemba Empat.
Mulyanto,
Agus. (2009). Sistem Informasi konsep dan aplikasi. Yogyakarta: Pustaka
Pelajar, 1, 1�5.
Sibero,
Alexander F. K. (2011). Kitab suci web programming. Yogyakarta: Mediakom.
Subhan,
Mohamad. (2012). Analisa Perancangan Sistem. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.
Susanto,
Azhar. (2013). Sistem Informasi Akuntansi, Lingga Jaya, Ed. Bandung.
Tata,
Sutabri. (2012). Konsep Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta.
Whitten,
Jeffrey L., & Bentley, Lonnie D. (2007). System analysis and design for the
global enterprise. Journal of Small Business Management, 17(1).