Syntax Idea : p�ISSN: 2684-6853� e-ISSN : 2684-883X�����
Vol. 2, No. 1 Januari 2020
PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN PURCHASING ORDER PADA PT. COCA-COLA
AMATIL INDONESIA CIBITUNG
Yusrodi Cipto Hadi
Pranoto dan Nurmayanni Simatupang
Akademi Sekretari dan Manajemen
Insulindo, Bekasi
Email: [email protected]
dan [email protected]
Abstrak
Penerapan metode pengarsipan secara manual dan
digital dalam sebuah organisasi diperlukan untuk mendukung kegiatan pengarsipan upaya tercapai efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan, serta mampu melestarikan
arsip yang memiliki informasi atau nilai penting bagi
penggunanya. Karena arsip sangat di butuhkan dalam tata keadministrasian pembelian dan bukti kepada pihak organisasi
lain. Jenis penelitian yang
dilakukan penulis adalah jenis penelitian
deskriptif dengan pendekatan kualitatif, menggunakan observasi, wawancara dan studi pustaka sebagai teknik pengumpulan data. Dalam penerapan arsip manual menggunakan lemari atau meja
arsip. Penerapan arsip digital menggunakan sistem PDF pada komputer. Untuk menunjang kegiatan, penerapan penyimpanan arsip yang baik dibutuhkan sarana dan prasarana yang baik untuk mempermudah
pelaksanaan kerja yang baik pula. Selain itu juga dibutuhkan sistem yang sesuai untuk penerapan yang dilaksanakan dengan didukung oleh pegawai yang lebih teliti dalam
pengarsipan dokumen di bidangnya.
Kata kunci: Penerapan arsip, Manual, Digital.
Pendahuluan
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran yang dikutip oleh (Wursanto Ignasius, 2007) dalam buku Kearsipan
II Dokumen adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau
sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan.
Dikutip oleh (Suraja, 2006) Penyimpanan Dokumen
atau Arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara
sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang
aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan.
Dalam bidang informasi menyajikan yang
terbaik dan turut serta dalam persaingan ketat antar perusahaan menjadi bagian
yang sangat penting dan tidak bisa dielakkan lagi. Sesuai perkembangan
perusahaan sekarang ini, data-data bisnis dan interaksi setiap perusahaan tidak
lepas dari dukungan aktivitas administrasi maka perhatian administrasi harus
maksimal. Salah satunya menyimpan dokumen merupakan bagian kegiatan dari
administrasi karena segenap berkas-berkas atau dokumen yang ada pada organisasi
akan disimpan dengan baik untuk proses penyajian informasi bagi pimpinan,
pembuatan laporan, pertangggungjawaban, penilaian dan pengendalian selain itu
sebagai bukti bila sewaktu-waktu dibutuhkan demi proses prosedur berjalannya
administratif dan pekerjaan perusahaan. Perusahaan mempunyai sistem yang berbeda-beda
dalam setiap penyimpanan untuk kelancaran akvitas administrasi yang efisien dan
efektif perlu kebijakan manajemen dalam menetapkan administratif.
Penulis melakukan penelitian pada
PT. Coca-Cola Amatil Indonesia Cibitung suatu perusahaan milik asing yang
beroperasi dibidang produksi minuman ringan. Penulis fokuskan hanya pada
prosedur penyimpanan dokumen purchasing order pada PT. Coca-Cola Amatil
Cibitung. Karena perusahaan tersebut perusahaan besar yang memiliki banyak supplaier
atau hubungan erat dengan perusahaan lain. Sehingga data yang harus disimpan
sangat banyak yang memerlukan sistem yang baik dalam mengarsipnya.
Sistem yang digunakan dalam
penyimpanan dokumen purchasing order ada dua bagian yaitu: sistem
media format PDF (Portable Document Format) atau Adobe Reader dan
manual menggunakan map ordner. Menggunakan sistem media format PDF atau Adobe Reader, dengan
menyeken dokumen asli, lalu memberi kode sesuai masing-masing nomor surat
purchase yang telah discaner dan sesuai nama perusahaannya). Dengan cara
penyimpanan pada PDF maka penemuan kembali di saat diperlukan dapat dengan
mudah mencetak dokumen tersebut namun tidak seperti nilai asli lagi.
Selain dibuat format PDF ada juga
penyimpanan data dengan sistem manual yaitu dengan cara memfolder fisik dokumen
dengan menggunakan ordner-ordner berwarna merah. Pada punggung ordner tersebut
diberi kodefikasi seperti PO 1601-1701 yang artinya PO singkatan dari
Purchasing Order dan 1601-1701 nomor-nomor PO yang ada dalam satu ordner
tersebut. Isi ordner biasanya tergantung muatannya atau rata-rata 100 PO.
Pengurutan nomor PO dalam� suatu ordner
dimulai dari nomor PO terkecil diurutan bawah hingga nomor PO terbesar diatas.
Yang kemudian ordner-ordner tersebut disusun sesuai dengan urutan nomor
terkecil sampai� nomor terbesar sesuai
batas nomor yang ada pada punggung�
ordner tersebut.
Agar keselamatan dan keamanan
dokumen tersebut bisa terjamin baik, harusnya pemanfaatan arsip yang optimal
dapat dicapai melalui tahapan manajemen kearsipan modern, yaitu perencanaan
yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat
pentingnya arsip dalam suatu organisasi, maka pengelolaan arsip� harus dilakukan dengan baik dan benar sesuai
dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip
dengan cepat, tepat, lengkap dan efesien apabila dibutuhkan.
Jika mendengar perkataan arsip orang
seringkali berasumsi bahwa akan dihadapkan pada tumpukan sekedar tumpukan
kertas-kertas dan orang beranggapan mudah dilakukan dan dapat dilakukan oleh
siapapun.
Pada PT. Coca-Cola penanganan
dokumen arsip terhadap dokumen PO masih kurang baik terhadap mengarsip dokumen
PO. Yaitu dalam pengurutan PO-PO banyak terdapat kesalahan pada urutan nomor
dalam satu ordner, yang parahnya nomor PO yang ada pada ordner satu bisa masuk
ke ordner lain. Disaat dibutuhkan kembali sebagai bukti menjadi memakan waktu
lama karena dari sekian banyak PO tidak semuanya discan pada PDF dalam
komputer. Selain itu arsip asli sering keliru karena dipinjam tanpa ada kartu
bukti peminjaman.
Metode Penelitian
Metode penelitian yang dipakai adalah Menurut �(Narbuko & Achmadi, 2005), metode deskriptif yaitu memberikan gambaran secara jelas suatu masalah
dan keadaan berdasarkan
data-data yang sebenarnya. Adapun teknik pengumpulan
data yang digunakan penulis adalah sebagai berikut :
a. Pengamatan (Observation)
Pengamatan yaitu tehnik pengumpulan data secara langsung pada objeknya
dilakukan penulis dengan membantu mengerjakan proses� penyimpanan dokumen pada bagian Purchase.
b. Wawancara (Interview)
Wawancara yaitu suatu metode pengumpulan data yang��� digunakan dengan cara mengadakan komunikasi
dan tanya jawab secara langsung kepada Bapak atasan saya bagian Purchasing
Order untuk mendapat informasi� saat
melakukan proses kerja
c. Studi Pustaka
Pengumpulan data dan mencari dengan membaca dan�� menelaah berbagai macam sumber-sumber dan
hal apa saja yang berkaitan yang dapat menunjang penyusunan Tugas Akhir ini.
Hasil
dan Pembahasan
Pembelian adalah suatu proses pencarian sumber dalam pemesanan
barang atau jasa untuk membantu memenuhi kebutuhan semua pengguna pada
perusahaan. Dengan adanya pembelian, perusahaan dapat secara mudah menyediakan
sumber daya yang diperlukan organisasi secara efisien dan efektif. Bagian yang
menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Order Departement (Bagian
Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement
Departement (Bagian Pengadaan).
Proses pembelian merupakan tindakan-tindakan yang dilakukan
secara berurutan dalam kegiatan pembelian atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan
oleh bagian pembelian. Menurut (Maulany, 2017) Penurunan penjualan
mengisyaratkan adanya masalah perilaku konsumen pada saat penentuan putusan
pembelian produk.
Setiap kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk
menyelesaikan pekerjaan bersangkutan dari awal hingga akhir. Prosedur pembelian
barang dan jasa pada PT. Coca-Cola Amatil Indonesia pada dasarnya sama, di
antaranya sebagai berikut
1. Permintaan pembelian
atau purchase requisition
Sebelum transaksi
pembelian terjadi, bagian gudang atau bagian�
pemakai barang maupun pengguna jasa akan melakukan permintaan pembelian
kepada bagian pembelian jika persediaan barang sudah menipis atau kebutuhan
jasa kurang. Permintaan pembelian tersebut dibuat ke dalam surat daftar
permintaan pembelian yang terdiri dari nama merk, ukuran, tipe, jumlah, harga,
dan waktu pengiriman yang akan diajukan ke bagian pembelian. Surat permintaan
pembelian ini akan di approve
(disetujui) oleh atasan-atasannya. Surat ini dibuat 2 lembar untuk setiap
permintaan 1 lembar untuk bagian pembelian, dan tembusannya untuk arsip bagian
peminta atau pengguna.
Peminta terdiri dari
bagian marketing, general affair (urusan
umum), warehouse (gudang) dan fleet (armada). Macam-macam barang yang
dibutuhkan� adalah peralatan mesin,
pendingin, alat tulis kantor, komputer, spare
part kendaraan dan lain-lain. Untuk kebutuhan jasa yaitu sewa truk, sewa
gedung, konsultan, perbaikan listrik, dan perbaikan gedung dari pemasok bagian
kontraktor atau jasa. Berikut adalah gambar surat permintaan pembelian :
Gambar 1
Surat Permintaan Pembelian
2. Permintaan penawaran
harga dan pemilihan pemasok
Bagian
pembelian melakukan permintaan penawaran harga kepada pemasok dengan
bernegosiasi supaya mendapatkan harga yang terendah dengan mutu yang baik
sesuai jenis, spesifikasi, harga, waktu pengiriman, dan juga permintaan
pengurangan harga dari banyaknya jumlah pesanan (jika ada). Bila hasil negosiasi
telah disetujui maka akan dibuatkan surat order pembelian kepada pemasok.
Berikut adalah gambar permintaan penawaran harga :
Gambar 2
Surat Permintaan Penawaran Harga
3. Order pembelian atau
pengadaan
Bagian pengadaan
barang akan membuat surat order pembelian berdasarkan daftar permintaan
pembelian dari pengguna atau pemohon yang akan dipesan kepada pemasok. Bagian
pengadaan (procurement) mengirimkan
surat order pembelian asli melalui fax, maupun dicetak ke email pemasok untuk
difaksimili kembali sebagai konfirmasi maupun di ditantangani. Selain itu, konfirmasi
juga bisa diambil langsung oleh pemasok ke bagian pembelian untuk
menandatangani surat order pembelian aslinya. Surat order pembelian yang telah
ditandatangani, di fotocopy atau dicetak ke komputer sebagai bukti maupun
pertinggal di bagian pembeli, sedangkan surat order pembelian asli diberikan
untuk dibawa oleh pemasok sebagai bukti untuk menagih kembali.
Surat ini berisi
penjelasan atau keterangan barang maupun jasa, nomor item, tanggal pengiriman,
jumlah, satuan, harga satuan dan total harga. Sesuai dengan waktu yang
ditentukan, pemasok akan mengirimkan semua barang maupun jasa yang sesuai
pesanan ke gudang atau langsung ke pemohon.
Syarat pembayaran
pada PT. Coca-Cola Amatil yaitu 30 hari setelah pengiriman dan penerimaan tax invoice secara lengkap. Sebelum menagih,
pemasok harus melampirkan invoice; total harga, lembar order pembelian, faktur
pajak, dan berita acara diserahkan ke kasir. Setelah sudah komplit bagian accounting atau keuangan akan melakukan
pembayaran melalui bank ke nomor rekening pemasok. Berikut adalah gambar surat
order pembelian :
Gambar 3
Surat Order Pembelian
A. Prosedur Penyimpanan Dokumen Purchase Order
Penyimpanan dokumen purchase order atau disebut pembelian
pesanan di bagian pembelian ada dua macam yaitu penyimpanan manual dan format
PDF� atau Adobe Reader. Prosedur penyimpanan tersebut adalah :
Gambar 4
�Flowchart Prosedur
Penyimpanan Dokumen
1. Penyimpanan Manual
Prosedur penyimpanan
manual dilakukan terdiri dari lembaran surat order pembelian, surat permintaan
penawaran, surat penawaran, dan konfirmasi order pembelian.
Setelah adanya surat
permintaan penawaran maka di proses menjadi surat order pembelian. Surat order
pembelian ini disimpan dan diklip bersama lembar permintaan penawaran selama
menunggu balasan konfirmasi surat order pembelian. Setelah balasan konfirmasi
(berupa fax atau scan email) surat order pembelian datang kemudian diklip
kebagian yang sama, demikian juga dengan surat penawaran bila telah diterima
oleh bagian pembelian.
Setelah sudah
komplit semuanya dijepret kemudian dibolongi dengan menggunakan pembolong
kertas (perforator) dimasukkan ke dalam map ordner sesuai dengan urutan nomor
pesanan masing-masing yang tertera di bagian punggung ordner dan sesuai urutan
nomor pesanan yang ada dalam satu ordner tersebut.
Setelah itu ordner
tersebut disusun, atau ditempatkan kembali dengan posisi ordner berdiri dan
berderet menyamping (lateral) di atas meja khusus penyimpanan ordner karena
masih digunakan sewaktu-waktu diperlukan. Letak ordner surat order pembelian
barang dan jasa pisah. Jadi, semua file yang disimpan, keaslian dokumen lebih
terjamin. Adapun ancamannya ialah salah menyimpan, mudah diambil orang, dan
mudah basah.
2.
Penyimpanan PDF atau Adobe Reader
�� �������� Proses penyimpanan
dilakukan menggunakan PDF (portable
document format) dengan prosedur yang sama dalam pengumpulan empat dokumen
diatas atau yang berhubungan dengan itu. Yang membedakan bila dokumennya telah
komplit ialah penyimpanannya digital dengan menyeken dokumen tersebut ke sistem
PDF atau adobe reader dalam komputer.
Dalam penyimpanan dokumen ini menggunakan sistem kode nomor pesanan untuk
pencarian yang lebih cepat dan mudah ditemukan. Tetapi, penyimpanan manual
masih tetap dilakukan untuk menyimpan dokumen fisik atau hardcopy dokumen sehingga tidak terlalu diperhatikan. Penyimpanan
menggunakan PDF dokumen lebih rahasia, tidak hilang, mudah dicari, tidak
memakan tempat.
B. Pengaruh Kodefikasi Arsip terhadap Pencarian Dokumen
Sistem pengkodean
sangat berpengaruh terhadap pencarian dokumen atau arsip. Pengkodean adalah hal
untuk mempermudah setiap pencarian dokumen bila mengetahui klasifikasi yang
tepat dalam menangani alur arsip. Dengan adanya pengklasifikasian arsip yang
tepat maka kegiatan administrati akan berjalan baik. Namun tidak memungkinkan
pencarian arsip akan lancar dan mudah. Bila tidak memiliki pengetahuan
sistematis pengarsipan.
Pada bagian
pembelian di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia pengkodean yang ada hanya sistem
nomor pesanan. Pengkodean sesuai nomor pesanan ini ada pada label bagian
punggung ordner, satu ordner� rata-rata
bermuatan 100 surat order pembelian. Tidak ada penanganan penyimpanan arsip
secara khusus, penanganan dilakukan oleh pegawai pengadaan itu sendiri. Wajar
terjadi kesalahan pengarsipan karena pegawai terlalu sibuk dengan kegiatan yang
diemban yang membebani konsentrasi pikiran dan ketelitian pun berkurang.
Sehingga kesalahan itu berpengaruh pada pencarian dokumen. Adapun kesalahan itu
ialah:
1. Memasukkan
dokumen order pembelian ke file atau ordner lain yang tidak bermuatan nomor
pesanan sesuai nomor surat pesanan. Di saat dokumen diperlukan maka pencarian
otomatis akan membuka ordner-ordner lain yang bermuatan banyak yang begitu
memakan waktu dan energi.
2. Selain itu yang
mempengaruhi yaitu peminjaman surat order pembelian, yang� dipinjam oleh bagian organisasi yang terkait.
Maka, akan menjadi kendala pada bagian pembelian karena terlambat mengembalikan
segera. Otomatis bagian pembelian akan menghubunginya, sehingga berpengaruh
pada waktu dan pekerjaan.�
������ ����� Sehubungan dengan
kendala ini, maka hal yang dapat dilaksanakan organisasi� untuk mengatasi ialah:
1. Membuka dan
menyeken dokumen yang ada pada format PDF atau adobe reader maupun email. Perlu juga bantuan penanganan arsip
untuk mengendalikannya.
2. Untuk mengatasi
dalam kendala peminjaman harus melihat ulang dokumen pada email atau format
PDF. Ada baiknya dengan menggunakan kartu pinjam arsip sebagai sarana pengendalian
dan pengembalian peminjaman arsip. Untuk mencegah kemungkinan hilangnya arsip
maupun kekeliruan. Keselamatan arsip terjamin.
C. Penerapan Penyimpanan Arsip untuk Meningkatkan
Efektifitas dan�
���� Efisiensi
Perusahaan
������ ��� Penerapan penyimpanan arsip yang telah dilaksanakan di
sini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada perusahaan. Efektif
dalam arti terjaminnya keselamatan arsip, dan penyediaan kembali arsip dapat
tercapai. Efisien dalam arti bilamana arsip dibutuhkan dapat disediakan dengan
cepat, dan ini dicapai dari unsur pikiran, tenaga, fasilitas, uang, waktu dan
ruang yang sedikit mungkin.
������ ��� Penyediaan fasilitas
kerja pada kantor akan membuat pegawai merasa nyaman dan menimbulkan semangat
kerja untuk mendapatkan hasil yang diharapkan perusahaan. Penerapan pengarsipan
dengan digital atau elektronik akan mendukung tercapainya efektifitas dan
efisiensi dalam sistem penyimpanan, penemuan kembali dan mengembalikan arsip
tersebut ke dalam tempat semula dapat dijalankan dengan mudah.� Apalagi pelayanan penyajian arsip kepada
auditor lebih mudah dan cepat. Di saat sedang menelusuri pembelian suatu
barang. Penerapan pengarsipan manual kurang efisien karena lebih banyak
kemungkinan serangan atau kendala yang dihadapi. Sehingga penelusuran dokumen
memakan waktu dan tenaga. Pelayanan auditor lebih lambat dibandingkan dengan
elektronik.
������ ���� Penerapan
penyimpanan yang efektif dan efisien itu sangat berpengaruh pada penyajian
informasi dan tata administrasi yang tepat pada organisasi maupun perusahaan.
Untuk menjaga reputasi dan pelayanan baik kepada pihak lain.
������ � ��Mengenai pemusnahan arsip tersebut diserahkan
kepada pihak lain atau perusahaan lain untuk mengatur file dan menghancurkan
arsip yang dibayar oleh perusahaan Coca-Cola. Jangka masa aktif arsip 5 sampai
10 tahun.
D. Fasilitas Pendukung dalam Pelaksanaan Kerja pada Bagian
Pembelian
������ ��� Dalam setiap
organisasi sangat memerlukan fasilitas untuk menunjang pelaksanaan kerja yang
lebih baik dan tepat (efektif dan efisien). Dengan fasilitas yang memadai dan
terpenuhi tidak membuat pekerja dan pekerjaan terbengkalai� ataupun lambat itu sangat mempengaruhi proses
kegiatan organisasi dan perusahaan yang baik. Maka fasilitas yang mempermudah
kegiatan kerja pada bidang pembelian berpengaruh juga demi lancarnya hubungan
maupun transaksi pembelian yang baik dengan pihak lain (pihak luar).
������ ���� Adapun fasilitas
pada kantor bagian pembelian untuk pelaksanaan kerja, sebagai berikut :
1. Mesin atau alat
printer, yang digunakan untuk mengeprint surat order pembelian barang atau
jasa.
2. Mesin fotocopy,
digunakan untuk mengfotocopy atau menggandakan surat���� maupun dokumen sesuai yang diharapkan
(ketebalan tulisan, memperkecil, dan memperbesar tulisan) juga digunakan untuk
menyeken dokumen dalam jumlah banyak�
secara otomatis ke email, dan melakukan faksimili surat maupun dokumen
ke nomor fax lain.
3. Komputer,
digunakan untuk mengetik, menyimpan, mencari atau memesan dan menerima semua
hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja.
4. Map ordner, digunakan untuk
menyimpan berkas atau surat order pembelian.
5. Lemari
penyimpanan, digunakan menyimpan file-file baik dalam lacinya dan mejanya (laci
dan meja adalah satu).
6. Pulpen, digunakan
untuk menuliskan suatu informasi, kegiatan atau hal-hal yang penting salah
satunya pada saat bertelepon pulpen dibutuhkan juga.
���� 7. Stepler, digunakan untuk menyatukan
sejumlah kertas (lebih dari satu).
���� 8. Perforator, digunakan untuk membolongi
pinggir berkas yang distepler. Sebelum dimasukkan ke dalam map ordner.
���� 9. Label, digunakan untuk memberi judul
(nomor) pada ordner yang terbuat dari bahan kertas� yang mempunyai perekat pada bagian belakang,
sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat
yang diinginkan.
�� 10. Box (kotak), digunakan untuk menyimpan
arsip yang bersifat inaktif. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu
disimpan ke dalam ordner, dan lain-lain.���
Kesimpulan
Berdasarkan hasil
pengamatan penulis tentang prosedur penyimpanan pada PT. Coca-Cola Amatil Indonesia Cibitung maka dapat
disimpulkan sebagai berikut:
1.
Penyimpanan dokumen purchasing order (order pembelian) pada PT. Coca-Cola Amatil Indonesia ini menggunakan dua cara, yaitu
melalui sistem manual dan
digital. Sehingga lebih membantu dalam pencarian dokumen pada saat dibutuhkan.
2.
Klasifikasi arsip di bagian
Purchasing Order pada PT.Coca-Cola
Amatil Indonesia hanya menggunakan
sistem pengkodean sesuai dengan nomor
surat order pembelian.
3.
Terjadinya kesalahan atau ketelitian untuk penyimpanan dokumen pada ordner, yakni kesalahan
dalam meletakan dokumen disebabkan pegawainya terlalu banyak mengemban tugasnya sehingga dalam penyimpanan dokumen menjadi terbengkalai dan ada kemungkinan AC bocor akan mengakibatkan dokumen menjadi basah.
BIBLIOGRAFI
Maulany, Soesanty.
(2017). Analisis Green Product Terhadap Nilai Pelanggan Dan Dampaknya Pada
Repurchase Intention Konsumen Sariayu Di Yogya Department Store Jalan Kepatihan
Bandung. Syntax Literate; Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 117�132.
Narbuko,
Cholid, & Achmadi, Abu. (2005). Metodologi Penelitian, cet. VI (Jakarta:
PT. BumiAksara.
Suraja,
Yohannes. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.
Wursanto
Ignasius. (2007). Kearsipan II. Cetakan 9. Yogyakarta: Penerbit
Kanisius.